Nel meraviglioso mondo del project management, ci sono momenti in cui potresti trovarti di fronte a un progetto che ha chiaramente sbattuto contro un muro. I segnali sono spesso evidenti: traguardi importanti sono stati mancati, il budget è quasi esaurito, il morale della squadra è a un livello basso e le accuse sono all'ordine del giorno.
È senza dubbio una situazione difficile, ma non insormontabile. Con l’approccio giusto e strutturato e un piano d’azione chiaro, puoi dare nuova vita a un progetto come questo e rimetterlo sulla strada del successo. In questo articolo presentiamo un piano d'azione strutturato per i primi 30 giorni come nuovo project manager in una situazione del genere.
Settimana 1: rapporto sulla situazione
- Revisione del progetto : inizia approfondendo la storia del progetto. Immergiti nella documentazione del progetto, tra cui la carta originale, il piano di progetto, le allocazioni di budget e le relazioni sui progressi. Il tuo obiettivo è capire cosa è stato pianificato rispetto a ciò che è realmente accaduto.
- Conversazioni con le parti interessate : pianifica conversazioni con le principali parti interessate del progetto, inclusi sponsor, membri del team ed eventualmente clienti o utenti finali. Ascoltare attentamente le loro prospettive e aspettative riguardo al progetto.
- Valutazione del team : valutare il team di progetto esistente: le sue competenze, i punti di forza e le dinamiche all'interno del gruppo. Cerca lacune nelle competenze o problemi che influenzano il lavoro di squadra.
- Analisi delle cause principali : avvia un'analisi completa delle cause principali. Questa è la fase in cui è necessario scavare più a fondo, oltre le questioni superficiali come i superamenti del budget o i ritardi nelle scadenze. Identificare i fattori sottostanti che contribuiscono alle sfide del progetto.
Settimana 2: pianificazione strategica
- Obiettivi del progetto : riconsiderare e valutare gli obiettivi del progetto. Determinare se sono ancora rilevanti e realizzabili date le circostanze attuali.
- Analisi delle risorse : analizza l'allocazione delle risorse del progetto, inclusi budget, personale e strumenti. Identificare i colli di bottiglia critici delle risorse che devono essere affrontati.
- Valutazione del rischio : aggiornare il registro dei rischi del progetto e identificare i nuovi rischi che sono emersi a causa dello stato attuale del progetto. Riesaminare anche i rischi esistenti.
- Pianificazione del ripristino : creare un piano di ripristino che risolva i principali problemi identificati. Questo piano dovrebbe includere obiettivi di progetto rivisti, tempistiche realistiche, allocazioni di risorse adeguate e strategie di mitigazione del rischio.
Settimana 3: Comunicazione e ristrutturazione
- Piano di comunicazione : sviluppare una strategia di comunicazione trasparente. Sii aperto riguardo ai problemi del progetto e delinea il tuo piano di recupero. Una comunicazione aperta e onesta è fondamentale per ottenere il sostegno delle parti interessate e del team di progetto.
- Composizione della squadra : apporta modifiche alla struttura della squadra, se necessario. Ciò può includere l'acquisizione di nuove competenze, la riassegnazione di compiti o la risoluzione di problemi di personale che influiscono sulle prestazioni del team.
- Buy-in : presenta il tuo piano di recupero alle parti interessate e al team di progetto. È fondamentale ottenere il loro consenso e il loro impegno per la ripartenza.
- Risultati rapidi : identificare e realizzare risultati rapidi: attività piccole e realizzabili che possono avere un impatto positivo immediato sul progetto. Ciò può sollevare il morale e dimostrare progressi.
Settimana 4: Attuazione e monitoraggio
- Restart : avviata ufficialmente la fase di attuazione del piano di ripresa. Assicurati che tutti i membri del team comprendano i propri ruoli e le proprie responsabilità nell'ambito del nuovo piano.
- Monitoraggio dei progressi : stabilire un sistema solido per monitorare i progressi rispetto al nuovo piano. Ciò dovrebbe includere riunioni periodiche sullo stato, strumenti aggiornati per il monitoraggio dei progetti e parametri chiari per il successo.
- Circuiti di feedback : impostare processi per un feedback continuo da parte del team e delle parti interessate. Preparati a modificare il piano in base a questo feedback.
- Spirito di squadra : lavorare attivamente su attività di team building e di rafforzamento del morale. Riconoscere i successi, incoraggiare un atteggiamento lavorativo costruttivo e positivo e incoraggiare la collaborazione tra i membri del team. Presta attenzione all'umore della squadra.
Misure continue
- Adattamento continuo : valuta continuamente i progressi e i risultati della tua ripianificazione. Sii flessibile e disposto ad adattare il piano in base alle tue osservazioni. Ma tieni presente che tempi, costi e qualità non possono più essere modificati senza ragioni valide e ben comunicate!
- Gestione delle parti interessate : mantenere un contatto continuo e proattivo con le parti interessate durante tutto il progetto. Il tuo supporto e feedback continui sono fondamentali per il recupero del progetto.
- Gestione della conoscenza: documentare approfondimenti e best practice per riferimento futuro. L'esperienza che acquisisci rilanciando questo progetto problematico spesso ha un valore inestimabile per la tua organizzazione.
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Salvare un progetto a rischio è senza dubbio una sfida, ma non è impossibile. Con un approccio ben strutturato, una comunicazione efficace e un impegno costante, puoi dare nuova vita al tuo progetto e rimetterlo sulla strada del successo.