Nel meraviglioso mondo della gestione dei progetti, ci sono momenti in cui potresti trovarti ad affrontare un progetto che è palesemente fallito. I segnali sono spesso inequivocabili: traguardi mancati, budget quasi esaurito, morale del team a terra e accuse dilaganti.
Si tratta senza dubbio di una situazione difficile, ma non insormontabile. Con il giusto approccio strutturato e un piano d'azione chiaro, è possibile dare nuova vita a un progetto di questo tipo e rimetterlo sulla strada del successo. In questo articolo, presentiamo un piano d'azione strutturato per i primi 30 giorni da nuovo project manager in una situazione del genere.
Settimana 1: Rapporto sulla situazione
- Revisione del progetto : inizia familiarizzando con la storia del progetto. Analizza attentamente la documentazione del progetto, inclusi lo statuto originale, il piano di progetto, le allocazioni di budget e i report sullo stato di avanzamento. Il tuo obiettivo è capire cosa era stato pianificato rispetto a cosa è realmente accaduto.
- Discussioni con gli stakeholder : pianificare discussioni con i principali stakeholder del progetto, inclusi sponsor, membri del team e potenziali clienti o utenti finali. Ascoltare attentamente i loro punti di vista e le loro aspettative riguardo al progetto.
- Valutazione del team : valutare il team di progetto esistente, le sue competenze, i suoi punti di forza e le dinamiche interne. Individuare lacune nelle competenze o problemi che ostacolano il lavoro di squadra.
- Analisi delle cause profonde : avviare un'analisi completa delle cause profonde. Questa è la fase in cui è necessario andare più a fondo, andando oltre i problemi superficiali come sforamenti di budget o ritardi nei tempi previsti. Identificare i fattori sottostanti che contribuiscono alle sfide del progetto.
Settimana 2: Pianificazione strategica
- Obiettivi del progetto : rivedere e valutare gli obiettivi del progetto. Determinare se sono ancora pertinenti e raggiungibili date le circostanze attuali.
- Analisi delle risorse : analizzare l'allocazione delle risorse del progetto, inclusi budget, personale e strumenti. Identificare i colli di bottiglia critici delle risorse che devono essere affrontati.
- Valutazione dei rischi : aggiornare il registro dei rischi del progetto e identificare i nuovi rischi emersi a causa dello stato attuale del progetto. Inoltre, riesaminare i rischi esistenti.
- Riavviare la pianificazione : creare un nuovo piano che affronti i problemi chiave identificati. Questo piano dovrebbe includere obiettivi di progetto rivisti, tempistiche realistiche, allocazioni di risorse adeguate e strategie di mitigazione del rischio.
Settimana 3: Comunicazione e ristrutturazione
- Piano di comunicazione : sviluppa una strategia di comunicazione trasparente. Affronta apertamente i problemi del progetto e delinea il tuo piano di recupero. Una comunicazione aperta e onesta è fondamentale per ottenere il supporto degli stakeholder e del team di progetto.
- Composizione del team : se necessario, apportare modifiche alla struttura del team. Ciò può includere l'introduzione di nuove competenze, la riassegnazione di compiti o la risoluzione di problemi di personale che incidono sulle prestazioni del team.
- Approvazione : presenta il tuo piano di riavvio agli stakeholder e al team di progetto. Ottenere la loro approvazione e il loro impegno per la ripartenza è fondamentale.
- Risultati rapidi : identificare e raggiungere risultati rapidi, ovvero piccoli compiti realizzabili che possono avere un impatto positivo immediato sul progetto. Questo può aumentare il morale e dimostrare i progressi.
Settimana 4: Implementazione e monitoraggio
- Riavvio : avviare ufficialmente la fase di implementazione del piano di ripristino. Assicurarsi che tutti i membri del team comprendano i propri ruoli e responsabilità nell'ambito del nuovo piano.
- Monitoraggio dei progressi : stabilire un sistema solido per monitorare i progressi rispetto al nuovo piano. Questo dovrebbe includere riunioni periodiche sullo stato di avanzamento, strumenti di monitoraggio del progetto aggiornati e parametri chiari per il successo.
- Cicli di feedback : definire processi per un feedback continuo da parte del team e degli stakeholder. Essere pronti ad adattare il piano in base a questo feedback.
- Spirito di squadra : impegnarsi attivamente in attività di team building e di rafforzamento del morale. Riconoscere i successi, promuovere un atteggiamento lavorativo costruttivo e positivo e promuovere la collaborazione tra i membri del team. Prestare attenzione al morale del team.
Misure continue
- Modifiche continue : valuta costantemente i progressi e i risultati della tua ripianificazione. Sii flessibile e pronto ad adattare il piano in base alle tue osservazioni. Tuttavia, tieni presente che tempi, costi e qualità non possono essere modificati senza valide ragioni, e ben comunicate!
- Gestione degli stakeholder : mantenere un contatto continuo e proattivo con gli stakeholder durante l'intero progetto. Il loro supporto e feedback costanti sono fondamentali per il recupero del progetto.
- Gestione della conoscenza: documentare approfondimenti e procedure comprovate per riferimento futuro. L'esperienza acquisita nel rilanciare questo progetto problematico è spesso inestimabile per la vostra organizzazione.
Forse bisognerebbe consultare degli esperti?
Se stai affrontando un progetto impegnativo e hai bisogno di un coach, di uno sparring partner o anche di un project manager coraggioso, puoi contare su Gutmark, Radtke & Company. Grazie alla nostra pluriennale esperienza nella gestione di progetti e alla nostra comprovata esperienza nel rilancio con successo anche dei progetti più impegnativi, possiamo dare un contributo significativo al successo del tuo progetto.
Salvare un progetto in difficoltà è senza dubbio una sfida, ma non impossibile. Con un approccio ben strutturato, una comunicazione efficace e un impegno costante, puoi dare nuova vita al tuo progetto e rimetterlo sulla strada del successo.