Le iniziative di digitalizzazione promettono rendimenti elevati, ma spesso falliscono perché sono guidate dalla tecnologia e mancano di focus. Con la nostra anamnesi dei processi aziendali (GPA), Gutmark, Radtke & Company offre una procedura strutturata con la quale i nostri clienti possono rispondere da soli alle domande essenziali sull'obiettivo di tale iniziativa. Su questa base è possibile decidere se e dove ha senso un progetto di digitalizzazione.
La trasformazione digitale dei processi operativi consente alle aziende di aumentare la propria redditività. Ciò può essere ottenuto attraverso una combinazione di tecnologie basate sul web, elaborazione elettronica dei documenti, strumenti di gestione del flusso di lavoro, semplice automazione dei processi attraverso la robotica ed elaborazione automatizzata intelligente utilizzando tecniche di intelligenza artificiale.
Ad esempio, è possibile rendere più convenienti i processi aziendali, acquisire clienti più facilmente, i team esistenti possono elaborare una crescita maggiore, creare modelli di business completamente nuovi e aprire nuovi mercati in modo rapido ed economico.
Tuttavia, questi obiettivi non possono essere raggiunti solo attraverso l’uso delle nuove tecnologie. Nella nostra esperienza, i progetti di digitalizzazione spesso falliscono perché sono troppo guidati da una soluzione tecnica selezionata in anticipo.
Un progresso misurabile si ottiene solo quando viene utilizzata la giusta tecnologia per risolvere problemi specifici nei processi esistenti. Per fare questo, però, i processi devono essere prima esaminati tenendo conto dei loro punti deboli tecnologici. E prima che ciò possa essere fatto di nuovo, i processi esistenti devono essere già stati almeno parzialmente ottimizzati, poiché la digitalizzazione dei processi aziendali non ottimali fornisce solo risultati digitalizzati non ottimali. Nel complesso, si tratta di un processo complesso, ma che promette anche rendimenti elevati, se affrontato con attenzione.
È quindi ancora più importante avviare un’iniziativa di digitalizzazione con obiettivi definiti e un focus chiaro. Ciò si traduce in tre domande fondamentali a cui è necessario rispondere prima di tale iniziativa:
Ed è proprio qui che entra in gioco il nostro di anamnesi dei processi aziendali (GPA) . Gutmark, Radtke & Company offre un processo strutturato per rispondere a queste domande, che i nostri clienti possono implementare da soli. Una volta chiariti obiettivi, potenzialità e punti focali e creato il business case in questo modo, è possibile avviare l’iniziativa di digitalizzazione.
Con il nostro GPA forniamo alle aziende una procedura con la quale, nell'ambito di uno studio preliminare interno, possono essere identificati i fattori di successo di tali iniziative sulla base delle proprie competenze e quindi senza aiuto esterno.
L’obiettivo del nostro approccio è lanciare un’offensiva di digitalizzazione con un obiettivo chiaro e fissare priorità definite organicamente all’interno dell’azienda. Per fare ciò, suggeriamo un approccio lungo i seguenti sei passaggi. La nostra raccomandazione è che questo progetto sia controllato centralmente da un singolo project manager che può anche svolgere una parte significativa dello sforzo.
Quale obiettivo dovrebbe perseguire l’iniziativa? In genere si tratta di ridurre i tempi di produzione, aumentare la qualità o ridurre i costi di processo. La determinazione delle metriche di successo richieste per il passaggio (6) dipende anche dalla definizione dell'obiettivo o degli obiettivi. Ad esempio, l’obiettivo del miglioramento della qualità può essere reso operativo riducendo le differenze di coordinamento, i reclami dei clienti, le revoche di richieste di credito o gli errori nella rendicontazione. Queste informazioni dovranno poi essere ottenute in seguito.
La mappa dei processi è una forma classica di rappresentazione che consente di mostrare una struttura approssimativa dell'architettura dei processi centrali, gestionali e di supporto. Per l'ambito in esame, ad esempio il processo di richiesta di un prodotto bancario o il reporting dei rischi, è possibile presentare in questo modulo le fasi approssimative dell'elaborazione. Nella fase successiva questa forma di rappresentazione serve a strutturare l'area di visualizzazione. Nel caso di un processo di richiesta di credito, una tale mappa del processo mostra, ad esempio, le fasi essenziali della richiesta, dall'accettazione e revisione della domanda all'ottenimento di informazioni esterne, al monitoraggio dei registri e alla decisione di credito fino al pagamento. Esistono anche processi di gestione come la distribuzione delle richieste di bilanciamento del carico e processi di supporto come la sicurezza finanziaria o il controllo delle frodi. Idealmente, una tale mappa dei processi esiste già in azienda, quindi questo passaggio non è più necessario.
Sulla base della mappa del processo è ora possibile identificare le fasi grossolane del processo rilevanti che richiedono un'analisi più dettagliata oppure è possibile escludere fasi irrilevanti per ridurre la portata del lavoro ulteriore. L'obiettivo fissato all'inizio è utile in questo caso. Qui è possibile escludere una fase del processo che, ad esempio, non ha alcun impatto percepibile sull'obiettivo di qualità, così come una catena di processo che tratta un prodotto irrilevante. Ad esempio, un controllo di conformità rispetto agli elenchi di sanzioni già eseguito in una macchina ad alte prestazioni, con estremamente rara post-elaborazione manuale, può essere ignorato a seconda dell'obiettivo.
È ora possibile effettuare un esame più dettagliato delle aree di interesse identificate nel passaggio precedente. Idealmente l’azienda dispone già di un registro dei processi dal quale vengono presi direttamente i processi rilevanti. Altrimenti possono essere raccolti, ad esempio, attraverso indagini di esperti. Tuttavia non si tratta di una mappatura formale dei processi, ma inizialmente solo di un elenco tabellare dei processi rilevanti ai fini di un'ulteriore definizione delle priorità. A questo scopo i processi end-to-end sono elencati nell'area di osservazione. Nell'esempio di un processo di richiesta di prestito, potrebbero trattarsi dei processi di elaborazione delle richieste di prestito (i) da portali di confronto o da (ii) sito Web aziendale, (iii) concessionari di automobili, (iv) negozi di elettronica, ecc. Questi processi possono essere elencati e dotati di un'identificazione univoca.
Sulla base dell'obiettivo inizialmente definito, è ora necessario raccogliere le metriche target definite per ciascun processo. In linea di principio sono utili cifre chiave che da un lato riflettono la criticità di un processo e dall’altro ne descrivono la materialità. Nell'esempio di un processo di richiesta di prestito, la criticità può essere rilevata, ad esempio, attraverso il rispettivo tempo di elaborazione o il numero di richieste di prestito revocate. La materialità, invece, può essere rappresentata dal numero di domande o dal volume del prestito richiesto nel rispettivo processo. A seconda delle metriche e della disponibilità tecnica, questi dati possono essere raccolti tecnicamente o tramite sondaggi di esperti. Queste cifre chiave servono inizialmente a stabilire le priorità dei processi e, se necessario, possono essere ulteriormente perfezionate in un progetto successivo. Tuttavia, lo scopo di questa fase è integrare l'elenco dei processi rilevanti creato nella fase precedente con informazioni sulla loro priorità.
A questo punto l’azienda dispone di un elenco di tutti i processi rilevanti, comprese le valutazioni di criticità e materialità. Su questa base è ora possibile effettuare una selezione di un piccolo numero di processi da considerare inizialmente. Questi processi dovrebbero quindi offrire il massimo potenziale per cambiamenti positivi nei parametri target selezionati e allo stesso tempo essere sufficientemente materiali da fornire un contributo notevole al risultato complessivo. Alla fine di questo processo c’è una selezione di processi il cui esame più approfondito e, soprattutto, l’ottimizzazione e, in ultima analisi, la digitalizzazione promettono un elevato successo economico. Se necessario, queste ulteriori attività possono poi essere implementate in un progetto separato.
Lo scopo del processo qui presentato è quello di consentire alle aziende di svolgere autonomamente il lavoro preparatorio essenziale e, in particolare, di fissare obiettivi e stabilire priorità indipendentemente da influenze esterne. GRCO sarà lieta di fornire una descrizione più dettagliata delle attività richieste nonché modelli per la registrazione degli obiettivi, il registro dei processi e la definizione delle priorità su richiesta.
Tuttavia, se ritenuto utile, saremo lieti di supportare sia questo processo di indagine e definizione delle priorità sia qualsiasi attività progettuale successiva per mappare, ottimizzare e digitalizzare i processi. Abbiamo una vasta esperienza, in particolare nei settori della gestione del rischio, nonché delle attività creditizie e commerciali, che possiamo mettere a disposizione della vostra iniziativa.
Gutmark, Radtke & Company (GRCO) è una società di consulenza gestionale specializzata nel settore dei servizi finanziari. Dal 2001 supportiamo i nostri clienti in tutta Europa nella realizzazione di progetti complessi, in particolare nel settore creditizio e nella gestione del rischio. Una parte importante del nostro lavoro è sempre l’analisi, l’ottimizzazione e la digitalizzazione dei processi lavorativi, tenendo conto dei requisiti normativi.
Per ulteriori informazioni sulla storia dei nostri processi aziendali, sulla nostra azienda o su come possiamo supportarvi nella trasformazione digitale, non esitate a contattare il Dr. Benny Gutmark o Hans Radtke .